KI-Projekte klar abgrenzen: Ziele, Grenzen und Änderungen steuern

Ein hypothetisches KI-Projekt beginnt mit dem Ziel, Kundenanfragen zu klassifizieren. Während der Umsetzung kommen zusätzliche Datenquellen, ein Chatbot und eine CRM-Schnittstelle als Anforderungen hinzu. Solche Änderungen können Umfang, Aufwand, Testbedarf und Zeitplan beeinflussen. Ob sie in das Vorhaben gehören, sollte anhand des Ziels und der verfügbaren Ressourcen entschieden werden.

Das Beispiel zeigt, warum Umfangsänderungen dokumentiert und bewertet werden sollten. Es belegt nicht, wie häufig solche Entwicklungen in KI-Projekten auftreten oder wodurch sie jeweils verursacht werden.

Was bei der Abgrenzung von KI-Projekten zu beachten ist

Auch bei klassischen IT-Projekten müssen Ziel und Umfang festgelegt und bei Änderungen überprüft werden. Bei KI-Systemen kommt hinzu, dass Leistung und Risiken vom konkreten Einsatzzweck, den Daten und Einsatzbedingungen abhängen.

Technische Komponenten können grundsätzlich in verschiedenen Anwendungsfällen eingesetzt werden. Daraus folgt nicht, dass diese Fälle dieselben Anforderungen, Risiken oder Daten voraussetzen. Zusätzliche Anwendungsfälle sollten deshalb separat gegen das Projektziel und die Einsatzbedingungen geprüft werden.

Erwartungen an ein KI-System können auseinandergehen. Eine Beschreibung des vorgesehenen Einsatzzwecks und seiner Grenzen hilft, gemeinsame Erwartungen zu schaffen und offene Fragen früh zu erkennen.

Leistung kann von Daten und Einsatzbedingungen abhängen und muss im vorgesehenen Kontext evaluiert werden. Wenn Ergebnisse nicht ausreichen, sollte die Ursache geprüft werden; zusätzliche Daten oder Funktionen sind mögliche Maßnahmen, aber keine Garantie für bessere Ergebnisse.

Missverständnisse bei der KI-Projekt-Abgrenzung

„Wir haben ja ein Lastenheft." Ein Anforderungsdokument kann auch Grenzen und Nicht-Ziele festhalten. Für KI-Systeme empfiehlt NIST, den vorgesehenen Zweck, den Anwendungskontext, Annahmen und Grenzen zu dokumentieren (NIST AI RMF, Map).

„Flexibilität ist bei KI-Projekten wichtig." Anpassungen können sinnvoll sein, wenn neue Erkenntnisse entstehen. Sie sollten jedoch anhand ihrer Auswirkungen auf Ziele, Ressourcen, Risiken und Zeitplan entschieden werden.

„Das können wir gleich miterledigen." Ein Zusatzwunsch kann eigene Anforderungen, Risiken und Aufwände mitbringen. Prüfen Sie, ob er zum vereinbarten Ziel gehört und welche Auswirkungen seine Aufnahme hätte.

„Der Pilot ist nur ein Test, da müssen wir noch nicht so genau sein." Auch ein Pilot sollte ein dokumentiertes Ziel und einen passenden Rahmen haben. Sein Umfang kann sich im Lernprozess verändern; Änderungen und deren Bedeutung für die Auswertung sollten festgehalten werden.

Was eine wirksame KI-Projekt-Abgrenzung enthält

Eine Projektabgrenzung beschreibt das Ziel, den vorgesehenen Einsatz, relevante Einschränkungen und den Umgang mit Änderungen. Für KI-Vorhaben empfiehlt NIST unter anderem, den Anwendungskontext, Zweck, Annahmen und Grenzen des Systems zu dokumentieren.

Explizite Nicht-Ziele Halten Sie relevante Nicht-Ziele fest. Bei einem System zur Klassifizierung von Kundenanfragen könnte etwa dokumentiert werden, dass es im aktuellen Vorhaben keine Antworten versendet und keine Entscheidungen ohne menschliche Prüfung trifft.

Passende Erfolgskriterien Definieren Sie, welche Ergebnisse für den Einsatzzweck relevant sind. Das kann Genauigkeit einschließen, aber auch Fehlerfolgen, Prüfaufwand, Nutzbarkeit oder Betriebskosten. Kriterien und Schwellen sollten zur Aufgabe passen.

Abbruchkriterien Legen Sie fest, welche Befunde eine Fortführung, Anpassung, Pause oder Beendigung auslösen. Die Entscheidungspunkte können im Projektverlauf angepasst werden, wenn neue Erkenntnisse oder Rahmenbedingungen entstehen.

Änderungsverfahren Wie werden Änderungswünsche bewertet? Klären Sie Zuständigkeit, benötigte Informationen und wie Auswirkungen auf Ziel, Ressourcen, Risiken und Zeitplan festgehalten werden. Der britische Projektstandard empfiehlt, Änderungsanfragen zu dokumentieren und ihre Auswirkungen auf Business Case, Ziele, Ergebnisse, Lösung und Plan zu bewerten (GovS 002: Project Delivery).

Der Zusammenhang zwischen Abgrenzung und Projektkosten

Eine Kostenschätzung braucht einen beschriebenen Umfang und dokumentierte Annahmen. Der GAO-Kostenleitfaden führt Zweck, Umfang, Zeitplan, technische Baseline sowie Annahmen und Risiken als Bestandteile eines nachvollziehbaren Kostenschätzungsprozesses auf (GAO Cost Estimating and Assessment Guide).

Eine Erweiterung kann zusätzliche Entwicklungs-, Integrations-, Prüf- oder Betriebskosten mit sich bringen. Welche Posten entstehen und wie stark eine Schätzung betroffen ist, hängt von den Abhängigkeiten und dem Umsetzungsstand ab.

Auswirkungen sind nicht in jedem Projekt linear oder gleich. Aktualisieren Sie die Schätzung anhand der konkret geänderten Anforderungen und ihrer Abhängigkeiten, statt pauschale Mehrkosten anzunehmen.

Die Abgrenzung und ihre Annahmen sind damit ein wichtiger Ausgangspunkt für Kostenplanung, die im Projektverlauf anhand neuer Informationen aktualisiert werden sollte.

Konkrete Empfehlungen für Projektverantwortliche

Die Abgrenzung setzt ein klares Anliegen voraus. Zur vorgelagerten Klärung lesen Sie auch den betrieblichen Bedarf vor der Lösung bestimmen.

Definieren Sie Nicht-Ziele vor dem Projektstart. Dokumentieren Sie vorgesehene Funktionen, Grenzen und offene Annahmen. Beziehen Sie dafür relevante Fach-, Technik- und Risikoperspektiven ein; der Detaillierungsgrad richtet sich nach Vorhaben und möglichen Folgen.

Führen Sie ein Änderungsprotokoll. Dokumentieren Sie Änderungswünsche und die Entscheidung dazu. So bleibt nachvollziehbar, welche Auswirkungen auf Umfang, Ziel, Kosten und Zeitplan berücksichtigt wurden.

Planen Sie Entscheidungspunkte ein. An passenden Meilensteinen kann geprüft werden, ob Ziel, Anforderungen, Risiken und Schätzungen noch zutreffen. GovS 002 sieht eine Bewertung der Folgen von Änderungen auf Business Case, Ziele, Ergebnisse, Lösung und Plan vor.

Entscheiden Sie, wie Erweiterungen eingeordnet werden. Wenn eine Erweiterung sinnvoll erscheint, entscheiden Sie anhand ihrer Abhängigkeiten und Auswirkungen, ob sie in das bestehende Vorhaben aufgenommen oder separat geplant wird. In beiden Fällen sollten Zuständigkeit, Aufwand und Auswirkungen auf die bisherige Baseline dokumentiert werden.

Hinterfragen Sie die Erwartungshaltung. Gleichen Sie Erwartungen mit dokumentiertem Zweck, Leistungsgrenzen und vorgesehenem Einsatz ab. Wenn Erwartungen auseinandergehen, klären Sie, ob Anforderungen, Ziel oder Kommunikation angepasst werden müssen.

Fazit

Änderungen des Projektumfangs können fachliche, technische oder organisatorische Gründe haben. Eine dokumentierte Abgrenzung und ein nachvollziehbarer Änderungsprozess helfen, ihre Auswirkungen zu bewerten.

Eine anfängliche Abgrenzung schafft einen Bezugspunkt für die Umsetzung und Bewertung. Sie kann bei neuen Erkenntnissen überprüft werden; ein dokumentiertes Ziel erleichtert, Änderungen und Ergebnisse einzuordnen.

Der passende Detaillierungsgrad hängt von Projektgröße und Risiken ab. Entscheidend ist, dass Änderungen und ihre erwarteten Auswirkungen für die Verantwortlichen nachvollziehbar bleiben.